Mẫu Sổ Trực Ca Bảo Vệ Và Cách Ghi Chép Vào Sổ Bảo Vệ

I. Mẫu sổ trực ca bảo vệ là gì?

• Mẫu sổ này là một biên bản bằng giấy để ghi lại toàn bộ các thông tin về người trực, các thiết bị, vật dụng hỗ trợ các nhân viên bảo vệ trong ca là việc của mình nhằm tiến hành bàn giao – nhận ca trực.

II. Mục đích của việc ghi chép sổ bảo vệ 

• Tùy vào tính chất công việc và mục tiêu, mỗi công ty/ doanh nghiệp sẽ có một sổ sách chuyên dùng khác nhau. Tuy nhiên, nếu bản chất của công việc đó nằm ngoài phạm vị của sổ sách chuyên dụng thì bạn cũng có thể ghi chép lại sự việc đó vào sổ trực ca bảo vệ.

Việc ghi chép đầy đủ các thông tin về người trực, thời gian trực, công việc phụ trách cũng như các trang thiết bị hỗ trợ trong sổ trực ca bảo vệ một cách tỉ mỉ là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. mục đích chính của việc này có thể kể đến như:

• Giúp ghi chép rõ người trực và thời gian trực.
• Xác định rõ các công việc phải làm khi bàn giao công việc. giao – nhận ca làm.
• Giúp quản lý được số lượng nhân viên làm trong ca đó.
• Giúp quản lý, kiểm soát được các thiết bị, hàng hóa,….một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Việc ghi chép vào sổ trực ca bảo vệ nhằm giúp cho việc theo dõi trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

III. Trong các trường hợp nào thì bạn cần phải ghi chép vào sổ trực ca bảo vệ?

• Hết ca làm việc và cần bàn giao công việc lại cho người khác.
• Đến ca làm việc và nhận lại công việc từ người trước đó.
• Có sự việc bất thường xảy ra tại vị trí và trong ca làm việc của bạn.
• Các cá nhân, nhân viên ra vào trong giờ làm việc.
• Báo cáo tình hình sau mỗi lần tuần tra và cuối ca trực.
• Phát hiện các sự việc phát sinh đột ngột trong khi tuần tra.
• Những yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.
• Thời gian làm việc, số lượng nhân viên làm việc và thông tin để tiện cho việc quản lý,  kiểm tra khi cần thiết.

IV. Mẫu sổ trực ca bảo vệ gồm những phần gì? Cách ghi chép vào sổ trực ca bảo vệ ra sao?

• Việc thực hiện bàn giao ca trực của nhân viên bảo vệ cần được tiến hành theo đúng trình tự một cách chính xác và chi tiết nhằm đảm bảo các công việc được diễn ra thuận lợi cũng như tránh những sai sót không đáng có.

Để tiện cho việc theo dõi cũng như quản lý thì  một mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ sẽ phải có đầy đủ những phần như sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc).
• Tên công ty/ doanh nghiệp, mã số biên bản bàn giao công việc, ngày tháng bàn giao.
• Tên mẫu sổ, số thứ tự sổ.
• Tên nhân viên ghi chép.
• Bên giao: Họ và tên người giao, chức danh, phòng làm việc.
• Bên nhận: Họ và tên người nhận, chức danh, phòng làm việc.
• Các công việc trong ca đã và chưa hoàn thành để bàn giao cho ca sau tiếp nhận và tiếp tục xử lý.
• Các tài sản, trang thiết bị và các vật dụng tại nơi làm việc.
• Phần kiểm tra của ca trưởng, chỉ huy khu vực.
• Lời cam kết.
• Chữ ký của người giao, người nhận, và trưởng bộ phận hoặc quản lý phòng làm việc.

• Ghi đầy đủ tình hình của ca trực một cách chi tiết, rõ ràng nhằm tạo điều kiện cho người tiến hành nhận việc và quản lý dễ hiểu.
• Ghi các công việc theo tiến trình, đúng thứ tự xảy ra hay thứ tự ưu tiên cần xử lý trước nhằm đảm bảo được tiến độ của công việc.
• Nên đi kèm thời gian xảy ra các sự việc để tiện theo dõi và điều tra khi cần thiết.
• Nên ghi chép đầy đủ các diễn biến của các sự việc xảy ra nhưng phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu.
• Ghi chép rõ ràng, rành mạch, sạch sẽ, tránh việc gạch xóa quá nhiều.
• Một điều đặc biệt mà bạn cần nhớ đó là bố cục và thứ tự của sổ trực ca bảo vệ cần phải ghi chép một cách rõ ràng, rành mạch nhằm đảm bảo cho người xem, quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá cũng như nắm bắt vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. điều đó cũng phần nào thể hiện sự nghiêm túc, chỉn chu và thái độ của bạn trong quá trình làm việc.

V. Hiểu thêm về sổ bàn giao ca trực bảo vệ

• Thời gian bắt đầu và kết thúc ca trực của nhân viên bảo vệ.
• Thông tin liên lạc của nhân viên bảo vệ.
• Các khu vực cần được giám sát bởi nhân viên bảo vệ.
• Các yêu cầu đặc biệt và nhiệm vụ cụ thể được giao cho nhân viên bảo vệ trong ca trực.
• Các sự cố xảy ra trong quá trình trực như việc phát hiện người lạ, tai nạn giao thông hoặc những tình huống khẩn cấp khác.
• Các đối tượng, phương tiện vào và ra khỏi khu vực được bảo vệ.
• Ký tên của nhân viên bảo vệ sau khi kết thúc ca trực.
• Sổ bàn giao ca trực bảo vệ có tác dụng giúp quản lý, giám sát và kiểm soát công tác bảo vệ tại một địa điểm, giúp nâng cao hiệu quả của dịch vụ bảo vệ.

VI. Nội dung trong sổ bàn giao có gì

1. Thông tin cơ bản về địa điểm được bảo vệ:

• Tên địa điểm, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc ca trực của nhân viên bảo vệ.
• Tên và thông tin liên hệ của người đại diện cho địa điểm được bảo vệ.

2. Thông tin về nhân viên bảo vệ:

• Tên và thông tin cá nhân của nhân viên bảo vệ.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc ca trực của nhân viên bảo vệ.
• Các nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể cho nhân viên bảo vệ trong ca trực.

• Thời gian và nội dung các sự cố xảy ra như phát hiện người lạ, xảy ra tai nạn, hỏa hoạn, các tình huống khẩn cấp khác.
• Các sự kiện liên quan đến khách hàng, đối tác, khách tham quan vào và ra khỏi khu vực được bảo vệ.

• Ký tên của người đại diện cho địa điểm được bảo vệ.
• Ký tên của nhân viên bảo vệ sau khi kết thúc ca trực.